Holen Sie das Beste aus Ihren Verkaufsteams heraus, mit effizientem Sales Performance Management für höchste Leistung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einige der wichtigsten Details bei der Führung eines Vertriebsteams, um die Ergebnisse zu maximieren.
Was ist Sales Performance Management?
Sales Performance Management (SPM) ist der systematische Ansatz zur Definition und Optimierung der Vertriebsprozesse in einem Unternehmen. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität zu verbessern und die persönlichen und zeitlichen Ressourcen besser zu nutzen. SPM legt Verantwortung und klare Ziele innerhalb des Teams fest und definiert Schritte und Prozesse, denen unsere Mitarbeiter folgen können, um die Leistung und die Verkaufszahlen zu steigern.
Bei diesem Wandel können wir auch nach Möglichkeiten suchen, digitale Technologien oder Automatisierung in unser Team zu integrieren. Richtig angewandt macht dies den gesamten Vertriebsprozess planbarer und vorhersehbarer. Daten spielen dabei eine entscheidende Rolle bei der Optimierung, da das Sales Performance Management seine Entscheidungen auf reale Zahlen statt auf Hypothesen oder persönliche Erfahrungen stützen sollte. SPM ermöglicht somit einer Organisation eine bessere Analyse der aktuellen Leistung eines Vertriebsteams und macht es Mitarbeitern und Managern leicht, den Fortschritt mit Echtzeit-Ergebnissen zu verfolgen. Die Vertriebsmitarbeiter wissen besser, wo sie stehen und haben einen besseren Überblick über ihre Aufgaben, Leads, Kunden usw.
Das Management kann dadurch die aktuellen Zahlen besser verfolgen, neue Ideen testen und die gesamte Leistung des Teams verbessern.
SPM ist daher zu einem wichtigen Instrument für die Verbesserung des Gesamtertrags und der Leistungssteigerung eines jeden Unternehmens geworden. Es hilft bei der Analyse und Optimierung der Vertriebsaktivitäten und legt damit den Grundstein für künftiges Wachstum. Anhand der generierten Daten können bessere Entscheidungen getroffen werden, und der Vertriebsprozess kann flexibler gestaltet werden.
Richtig gemacht, kann es mit weniger Aufwand zu mehr Umsatz führen. Es existiert eine breite Palette von Softwarelösungen für die Implementierung Sales Performance Management, auch bekannt als SPM-Software.
Doch Vorsicht: Ist die Software erst einmal installiert und eingeführt, ist es sehr schwer, den Anbieter zu wechseln und ein anderes System zu verwenden. Die Entscheidung für die richtige Software ist daher von entscheidender Bedeutung für die Digitalisierung und Umgestaltung des Prozesses. Stellen Sie daher sicher, dass Sie zunächst eine gründliche Analyse der verschiedenen Anbieter vornehmen und prüfen, wie sie zu Ihrem Unternehmen passen.
Die Einführung und das Nutzen von Sales Performance Management ist jedoch auch ohne den Kauf teurer Software möglich. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Verbesserung der Vertriebsleistung, ohne dass teure Software benötigt wird.
Vertrieb ist ein Zahlenspiel
Zahlen bestimmen den Erfolg im Verkauf. Je besser die Aktivitäten sich in Zahlen abbilden und messen lassen, desto einfacher wird die Vertriebssteuerung. Denn Zahlen lügen nie.
Die entscheidende Frage ist, welche Zahlen man dabei messen sollte, wie man sie messen sollte und auch, warum man diese Zahlen messen sollte.
Was vom Management aus in Ihrem Verkaufsteam gemessen und überprüft wird, wird langfristig auch verbessert werden. Zahlen, die regelmäßig gemessen werden, erhalten umgehend erhöhte Aufmerksamkeit innerhalb Ihres Teams. Ein klarer Einblick in die Verkaufszahlen ist daher eine der besten Managementmethoden, um die Gesamtleistung Ihres Unternehmens zu verbessern und die täglichen Aktivitäten Ihres Verkaufsteams in die richtige Richtung zu lenken. In Verbindung mit effizient umgesetzter Digitalisierung und Automatisierung können wir damit den Output vom bestehenden Vertriebsteam erhöhen mit den gleichen Preisen und den gleichen Produkten.
Da die Zahlen von Unternehmen zu Unternehmen oft sehr unterschiedlich sind, konzentrieren wir uns hier auf die "immergrünen" Taktiken und Strategien für Ihre Vertriebskennzahlen und zeigen anhand von Beispielen, was die richtige Leistung für Ihr Endergebnis bringen kann. Dies sind die Zahlen, die verfolgt werden müssen, wenn Sie ein leistungsstarkes Vertriebsteam haben wollen, unabhängig von Ihrer Branche, Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung.
Wenn Sie es schaffen, diese Zahlen zu verbessern, wird sich auch Ihr Umsatz verbessern.
Definieren Sie Ihren Vertriebsprozess
Um die Leistung unserer Vertriebsteams zu erhöhen, müssen wir zuerst den Vertriebsprozess definieren. Ein Prozess bedeutet, dass Sie bei Punkt A beginnen und bei Punkt B enden. Punkt A ist der Punkt, an dem der Kunde zum ersten Mal auf Ihr Unternehmen aufmerksam wird, und Punkt B ist der Punkt, an dem derselbe Kunde einen Auftrag bei Ihrem Unternehmen unterzeichnet.
Was zwischen Punkt A und Punkt B geschieht, ist Ihr Vertriebsprozess. Das Merkmal eines jeden Prozesses ist, dass er wiederholbar ist. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie bestimmte Aktivitäten ausführen, am Ende damit einen zahlenden Kunden in Ihr Unternehmen bringen. Sie verwandeln durch diesen Prozess einen Fremden in einen Kunden, und Sie können das immer wieder tun. Das ist der Kern dessen, woraus Ihr Vertriebsprozess bestehen muss. Je nach Branche, Produkt und Art der Unternehmensführung wird sich der Prozess von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen unterscheiden.
Bei der Definition des Prozesses müssen wir unbedingt das Gesamtbild berücksichtigen, in dem unsere Produkte verkauft werden. Dazu gehören die Menschen, die in diesem Prozess arbeiten, unsere Marktsituation, unsere Produkte und Alleinstellungsmerkmale als Unternehmen, unsere Kunden, die aktuellen Prozesse oder Technologien, die wir verwenden, und so weiter.
Wie man einen Vertriebsprozess definiert
Um mit unserer Definition zu beginnen, müssen wir uns zunächst ansehen, wie wir derzeit unsere Produkte verkaufen. Auch wenn wir bislang noch nichts dokumentiert haben: Solange in unserem Unternehmen Produkte verkauft werden, haben wir bereits einen Vertriebsprozess. Versammeln Sie Ihr Vertriebsteam und sammeln Sie die täglichen Best Practices im Verkauf, zum Beispiel:
Wie viele Schritte oder Phasen umfasst der Verkaufsprozess?
Woher bekommen wir Leads auf wiederholbare Weise?
Wie läuft das Onboarding der Leads?
Wie können wir potenzielle Kunden erreichen?
Wer ist an dem Prozess beteiligt? Wer muss oder sollte beteiligt werden?
Wie präsentieren wir unsere Produkte?
Was wird am Telefon gesagt?
Gibt es mehrere Personen, die dieselbe Anfrage bearbeiten, oder ist es immer eine fixe Ansprechperson für jeden Kunden?
Haben wir festgelegte Aktivitätsziele? Wenn ja, wie sind sie definiert?
Arbeiten wir in festgelegten Gebieten?
Ist das Marketing Teil des Prozesses? Wenn ja, wie und in welchem Umfang?
Wie setzen wir Anreize für unser Team?
Wie werden unsere Vertriebsmitarbeiter für guten Einsatz entlohnt?
usw.
Eine wichtige Entscheidung bei der Definition ist, ob Marketingaktivitäten und die Generierung von Leads in diesen Prozess integriert werden sollen oder nicht. Am Anfang jeder Verkaufspipeline muss zunächst die Aufmerksamkeit des Marktes auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gelenkt werden. Dies wird immer der erste Schritt zum Verkauf sein, unabhängig davon, wie der restliche Prozess aussehen wird.
In vielen Unternehmen wird erwartet, dass diese Aufgabe von der Marketingabteilung übernommen wird. Aber vor allem in großen Unternehmen ist das Marketing aber oft nicht in der Lage, immer wieder neue Leads zu generieren.
Die Qualität und Quantität der Leads wirkt sich direkt auf die Leistung des Vertriebsteams aus. Daher empfehle ich unbedingt die Lead-Generierung stets in den Vertriebsprozess zu integrieren oder zumindest das Marketing Team in die Transformation zu Sales Performance Management einzubeziehen.
Es gibt einige Branchen, in denen sich die Vertriebsteams nicht um die Leadgenerierung sorgen müssen, weil sie beispielsweise ohnehin nur Kaltakquise betreiben, bereits bestehende Listen von Leads kontaktieren oder anderweitig eine Quelle für ihre Sales Pipeline haben, die sie nicht direkt auffüllen müssen. Es gibt auch Unternehmen, die nicht einmal Kundenakquise betreiben müssen, weil die Nachfrage nach ihren Produkten groß genug ist, um das Unternehmen über Wasser zu halten.
In einem solchen Fall beginnt der Vertriebsprozess mit der proaktiven Kontaktaufnahme mit dem Kunden. Dies trifft aber nur auf wenige Unternehmen zu, die sich glücklich schätzen können. Für die Mehrheit muss der Verkaufsprozess mit der Lead-Generierung beginnen.
Wenn Sie aktiv Leads generieren müssen, sollten Sie diese Aufgabe in den Vertriebsprozess und Ihr Sales Performance Management integrieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass der gesamte Ablauf durch Ihren Prozess abgedeckt ist und die Verantwortung für die Leads bei Ihrem Team liegt, anstatt das Marketing für schlechte Leads verantwortlich zu machen, wenn etwas schief läuft.
Indem Sie das Gesamtbild einbeziehen, bringen Sie auch Ihr gesamtes Team dazu, zu verstehen, wie der gesamte Prozess aussieht und wie jeder Einzelne dazu beitragen kann, dies zu verbessern. Jedes Unternehmen muss immer zu Beginn irgendwie Aufmerksamkeit für seine Produkte erzeugen. Erst wenn wir die Aufmerksamkeit einer Person haben, können wir damit beginnen, ihr etwas zu verkaufen. Wenn dieser erste Schritt nicht richtig ausgeführt wird, kommt der gesamte weitere Verkaufsprozess zum Stillstand.
Nachdem Sie den Vertriebsprozess definiert und sichergestellt haben, dass er dokumentiert und verständlich ist und wiederholt angewendet werden kann, können Sie die Kennzahlen zur Verbesserung Ihrer Vertriebsleistung festlegen. Dies sind die Zahlen, mit denen Sie die Leistung Ihres Teams messen, vorhersagen und optimieren können.
Zahlen zur Vertriebsperformance
Nachdem wir uns ein klares Bild von den Verkaufszahlen unseres Unternehmens und deren Auswirkungen auf das Endergebnis gemacht haben, ist es an der Zeit, die Zahlen und Aktivitäten in Ihrem Verkaufsprozess zu verbessern. Diese Zahlen geben Ihnen einen unmittelbaren Eindruck davon, wie effektiv Ihr Verkaufsteam arbeitet. Diese KPIs zeigen nicht die finanzielle Seite Ihres Unternehmens auf, sondern messen, wie effektiv Ihr Vertriebsteam arbeitet. Wenn diese Kennzahlen steigen, bedeutet dies, dass Ihr Team insgesamt eine bessere Leistung erbringt. Je besser diese Zahlen sind, desto besser ist in der Regel auch das Ergebnis Ihres Teams und damit der Umsatz.
Zusammengenommen bilden diese Aktivitäten die Grundlage für die Verbesserung des Umsatzes und ihrer Vertriebskennzahlen. Wenn Sie diese Zahlen genau beobachten, können Sie auch deutlich erkennen, wie eine Aktivität im Vertriebsprozess auf die andere folgen muss und wie ein Punkt in der Pipeline zum nächsten führt. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Kennzahlen zur Messung Ihrer Vertriebsleistung:
Generierte Leads
Jede Pipeline beginnt mit den neuen Menschen, die auf uns aufmerksam werden und sich für unser Produkt interessieren. Das sind unsere Leads oder potenziellen Kunden am Beginn des Prozesses. Je mehr dieser Personen durch Marketing und andere Methoden auf unsere Produkte aufmerksam werden, desto besser. Laufende neue Kontakte auf einer wiederholbaren Basis ermöglichen es dem Vertriebsteam, Ideen zu testen und den Prozess zu verbessern. Und je mehr Menschen wir ansprechen können, desto mehr Produkte werden wir letztendlich auch verkaufen.
Es handelt sich also um die wichtigste Vertriebskennzahl. Denn alles, was später in Ihrem Vertriebsprozess folgt, beginnt mit Ihren Leads. Weil dieser Teil so wichtig ist, haben wir diesen Prozess in unserem Artikel über die Generierung von Leads ausführlich beleuchtet.
Getätigte Anrufe
Auch wenn das Telefon nicht immer beliebt ist, ist es dennoch eine der wichtigsten Vertriebskennzahlen.
Die generierten Leads müssen irgendwie kontaktiert werden. Das Telefon ist dabei immer noch eine der besten Möglichkeiten, mit Menschen in Kontakt zu treten. Vor allem in Situationen, wenn unsere potenziellen Kunden weiter weg sind.
Anrufe führen zu Terminen, und Termine führen zur Gewinnung neuer Kunden. Je mehr Leads ein Vertriebsmitarbeiter anruft, desto mehr Umsatz sollte am Ende dabei herauskommen. Wenn ein Vertriebsteam nicht viele Anrufe tätigt und Menschen aktiv in ein Gespräch verwickelt, wird sich dies direkt auf die Vertriebsperformance auswirken.
Die von Ihrem Team getätigten Anrufe können leicht pro Tag, pro Woche oder pro Monat verfolgt werden. Aus diesen Zahlen ergeben sich Quoten und Muster, die als Schätzwerte für die zu erwartenden Verkaufsergebnisse herangezogen werden können. Die getätigten Anrufe sind eine der ersten Zahlen in unserer Pipeline, die uns eine Vorhersage über die am Ende eines jeden Monats abgeschlossenen Geschäfte geben sollte, da sich die Aktivität bereits in der Mitte des Verkaufszyklus befindet. Diese Zahl im Blick zu haben, hilft also, den gesamten Vertriebsprozess planbarer zu machen.
Kundentermine
Die getätigten Anrufe führen in der Regel zu Terminen mit dem Kunden. Vor allem, wenn Ihre Produkte einen persönlichen Kontakt erfordern, eine Live-Präsentation durchgeführt werden muss oder Sie den persönlichen Aufbau von Kundenbeziehungen in den Vordergrund stellen wollen, ist diese Kennzahl sehr wichtig. In solchen Fällen werden Ihre Vertriebsmitarbeiter früher oder später Gespräche mit dem Kunden führen müssen. Je mehr davon, desto besser für die Sales Performance.
Auch hier führt eine höhere Anzahl von Terminen in der Regel dazu, dass mehr Angebote verschickt werden, was wiederum Ihre Chancen auf Verkäufe und mehr Umsatz erhöht.
Seien Sie sich allerdings bewusst, dass es eine Sache ist, wenn Ihre Mitarbeiter Termine vereinbaren, und eine andere Sache ist, den Termin mit einem potenziellen Kunden tatsächlich wahrzunehmen. Rechnen Sie stets damit, dass eine gewisse Anzahl geplanter Termine verschoben oder vergessen wird. Legen Sie klare Anweisungen fest, um mit diesen Situationen umzugehen und dennoch zu versuchen, den Termin wahrzunehmen.
Oft kommen private Themen in die Quere und Termine werden abgesagt oder verschoben - jeder von uns kennt solche Situationen.
Stellen Sie deshalb sicher, dass die von Ihnen gemessene Zahl immer einen stetigen Strom an Kundenbesuchen ergibt, auch wenn 20-30 % davon verschoben oder abgesagt werden.
Versendete Angebote
Eine weitere wichtige Zahl, die wir im Vertrieb genauer messen sollten, ist die Anzahl der Angebote, die von unserem Team täglich verschickt werden. Je höher diese Zahl ist, desto größer sind Ihre Chancen, als der richtige Lieferant oder Partner vom Kunden ausgewählt zu werden, was letztendlich zu mehr Aufträgen und höheren Umsätzen führt. Anhand dieser Zahl können Sie erkennen, wie stark Ihr Team den Markt durchdringt, und sie erlaubt eine erste Umsatzprognose für das Monat oder Quartal.
Versendete Angebote sind die Folge der getätigten Anrufe und der vereinbarten Termine aus den vorigen Kennzahlen. Diese Zahl ist bereits näher am endgültigen Verkauf und kann daher als erster Indikator für die Vorhersage von Umsatzzahlen verwendet werden. Es ist zwar eine Sache, viele Angebote zu verschicken, aber eine andere, diese wiederum richtig zu strukturieren und für den Kunden attraktiv zu gestalten. Mehr darüber, wie Sie ein Angebot attraktiv gestalten können, erfahren Sie in unserem Artikel Wie Sie ein unwiderstehliches Angebot erstellen.
Follow-up-Rate
Was passiert in Ihrem Unternehmen, nachdem ein Kunde gekauft hat?
Hören die Kunden jemals wieder von Ihnen? Wenn sie von Ihnen hören, was hören sie dann? Werden Kunden von Ihrem Team auch nach dem Kauf aktiv kontaktiert, und wenn ja, mit welcher Botschaft werden sie kontaktiert?
Die einfachste und kosteneffizienteste Methode, um spätere Beschwerden und Reklamationen zu vermeiden, ist ein effektives Follow-Up nach dem Kauf.
Ein einfacher Anruf, bei dem man sich erkundigt, ob alles mit dem Produkt in Ordnung ist und der Kunde mit dem Produkt zufrieden ist, reicht in den meisten Fällen aus, um die Kundenbeziehung zu stärken und Problemen oder Beschwerden vorzubeugen.
Wenn etwas schief gegangen ist, haben Sie jetzt die Chance, eine Lösung anzubieten und die Dinge proaktiv in Ordnung zu bringen. In dieser Phase ist der Kunde vielleicht sogar froh, von Ihnen zu hören. Sie sollten nicht warten, bis jemand so verärgert ist, dass er sich beschwert. Richtig gemacht, erhöht das Follow-up auch die Chancen für Up-Sells und Cross-Sells und kann so auch den Customer Lifetime Value (CLTV) verbessern. Wenn der Kundenservice für Ihr Unternehmen wichtig ist und Sie gute Beziehungen zu Ihren Kunden pflegen wollen, sollten Sie diese Zahl genauer beobachten.
Zahlen zur Performance des Unternehmens
Auch wenn die genauen Zahlen für jedes Unternehmen unterschiedlich sein können, gibt es doch einige, die für alle Unternehmen von großer Bedeutung sind, um eine effiziente Vertriebsperformance zu gewährleisten. Diese Zahlen geben Ihnen eine Vorstellung von der unternehmensweiten Leistung und der Gesamtbilanz aller von Ihnen festgelegten Aktivitäten, auch über den Vertrieb hinaus. Sie helfen Ihnen, das Unternehmen besser zu führen und den Vertrieb des Unternehmens als Ganzes im Auge zu behalten. Wenn Sie Ihre Sales Performance verbessern können, sollte sich dies im Laufe der Zeit in diesen Zahlen niederschlagen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Kennzahlen, die Ihren Verkaufserfolg und die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen messen:
Umsatz:
Eine der wichtigsten und offensichtlichsten Zahlen ist der Gesamtumsatz, den Ihr Vertriebsteam erzielt. Diese Zahl umfasst jedoch auch jene Verkäufe, die nicht direkt von Ihren Vertriebsmitarbeitern getätigt wurden. Alle Verkäufe, die durch Mundpropaganda oder andere glückliche Umstände zustande gekommen sind, werden ebenfalls zu dieser Zahl gezählt, auch wenn sie nicht direkt auf die Bemühungen Ihres Vertriebsteams zurückzuführen sind. Diese Kennzahl vermittelt Ihnen einen Eindruck von der Leistung des Unternehmens insgesamt. Steigt sie an, sind Sie in der Regel auf dem richtigen Weg. Wenn sie sinkt, läuft in der Regel etwas schief.
Customer-Lifetime-Value (CLTV):
Diese Zahl misst den Wert eines Kunden während der gesamten Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen.
Das bedeutet, dass nicht nur der alleinige Kauf eines Produkts gemessen wird, sondern auch jedes Extra, jede zusätzliche Dienstleistung und jede andere Form von Interaktion, die Geld in Ihre Kasse spült. Der Lifetime Value kann sich in einigen Branchen über Jahre erstrecken und ist die Summe aller Käufe während dieser Zeit. Up-Selling- oder Cross-Selling-Möglichkeiten können Ihren CLTV und damit den von jedem einzelnen Kunden erwirtschafteten Gewinn erhöhen. Je mehr ein Kunde für Ihr Unternehmen wert ist, desto mehr können Sie sich erlauben, an Marketingbudget auszugeben, um diesen in Form von Akquise und Marketing für sich zu gewinnen. Vor allem beim Auktionsprinzip im digitalen Marketing gewinnt in der Regel jenes Unternehmen, welches am meisten für die Gewinnung neuer Kunden ausgeben kann. Daher ist diese Kennzahl sehr wichtig für jedes Unternehmen, das digitales Marketing betreibt.
Länge des Verkaufszyklus
Wenn Ihr Verkaufsprozess klar definiert ist, sollten Sie auch eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Zeit vergeht, von der ersten Interaktion mit einem potenziellen Kunden bis zu dem Zeitpunkt, an dem diese Person zu einem zahlenden Kunden für unser Unternehmen wird.
Einige Produkte wie Sonnenbrillen lassen sich beispielsweise sofort verkaufen. Bei anderen, wie Industrieprodukten oder staatlichen Dienstleistungen, kann es Jahre dauern, bis ein Verkauf zustande kommt. Berücksichtigen Sie daher für bessere Sales Performance die Länge Ihres Verkaufszyklus und setzen Sie realistische Erwartungen, wenn Sie beginnen Ihren Prozess zu optimieren. Höherpreisige Produkte haben in der Regel längere Verkaufszyklen und ein geringeres Volumen, während billigere Produkte mit kürzeren Verkaufszyklen in der Regel schneller und in größeren Mengen verkauft werden.
Zum Beispiel könnte es im Durchschnitt 2 Termine dauern, um einen Verkauf mit einer durchschnittlichen Dauer von 6 Monaten abzuschließen. Wenn es normalerweise 6 Monate dauert, ein Geschäft abzuschließen, gibt es dann eine Möglichkeit, es in 5 Monaten zu schaffen?
Oder was wäre, wenn Sie es in 3 Monaten machen müssten?
Analysieren Sie die bestehenden Best Practices aus Ihrem Vertriebsprozess, und versuchen Sie, Wege zu finden, den Verkaufszyklus nach Möglichkeit zu verkürzen. Welche Schritte im Prozess sind entscheidend und welche sind "nett"? Je kürzer der Verkaufszyklus insgesamt ist, desto schneller können sich Ihre Mitarbeiter mit anderen potenziellen Kunden befassen und so die Zahl der Kunden in Ihrem Unternehmen erhöhen. Dadurch erhöht sich auch die Zahl der potenziellen Kunden, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrer Vertriebspipeline befinden, und Sie können die Zeit und den Aufwand Ihrer Vertriebsmitarbeiter besser nutzen. Daraus ergibt sich wiederum Potenzial für mehr Umsatz und mehr Gewinn.
Auftragsvolumen pro Kunde
Diese Kennzahl gibt an, wie viel ein Kunde im Durchschnitt bei Ihrem Unternehmen ausgibt. Der Umfang Ihrer Dienstleistungen oder der Preis Ihrer Produkte ist in der Regel von großer Bedeutung für Ihren Gesamtumsatz und hat großen Einfluss auf diese Zahl. Nicht nur die reine Summe ist dabei entscheidend, sondern auch der Deckungsbeitrag, d. h. die Summe, die nach Abzug aller mit dem Verkauf verbundenen Kosten in Ihrem Unternehmen verbleibt.
Haben Sie Kunden, die einen Deckungsbeitrag von 200€ erlauben?
Oder haben Sie Kunden, die bei ihren Aufträgen eine Marge von 50.000€ im Unternehmen lassen, weil sie mehr, schneller und öfter bestellen?
Wie sieht es mit Kunden aus, die Ihnen Deckungsbeiträge von 300.000€ und mehr bringen? Wäre es nicht schön, mehr von ihnen zu haben?
In jeder Branche gibt es einige Premium-Kunden, die sich durch ihr Umsatzvolumen spürbar positiv auf Ihr Unternehmen auswirken können. Daneben gibt es immer auch andere Kunden, die durch geringes Volumen und endlose Rabattforderungen kaum einen Deckungsbeitrag in das Unternehmen bringen, dafür aber jede Menge Beschwerden und Aufwand in der Kundenbetreuung erzeugen. Versuchen Sie daher, sich auf die Premiumkunden zu fokussieren und diese gezielt mit dem Vertriebsprozess anzusteuern.
Was haben diese Premium-Kunden gemeinsam?
Wo können Sie ähnliche Kunden finden?
Indem Sie Ihre Vertriebsaktivitäten auf die größeren und besseren Kunden in Ihrem Markt konzentrieren, können Sie Ihren Gesamtumsatz langfristig drastisch erhöhen. Diese Zahl hilft Ihnen dabei zu messen, ob mehr ideale Kunden angesteuert werden oder nicht. Je mehr Wert wir pro Kunde erwirtschaften können, desto weniger Kunden brauchen wir, um unsere Umsatzziele zu erreichen.
Fokussieren Sie Ihr Team
Sobald Sie einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen in Ihrem Verkaufsprozess haben, ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass jeder in Ihrem Team genau weiß, was die täglichen Aufgaben sind. Die Konzentration der Vertriebsaktivitäten auf die wichtigsten Aufgaben und Messung der Zahlen dahinter ist der Wendepunkt, an dem ein Vertriebsteam wirklich hervorragende Ergebnisse erzielen kann.
Um eine bessere Sales Performance mit unserem Team zu erzielen, müssen wir sicherstellen, dass jeder im Team den Vertriebsprozess versteht (und auch die Zusammenhänge aus unserer Verkaufspipeline) und weiß, was seine täglichen Aufgaben sind. Daher fokussieren wir die Arbeit unseres Teams in eine gemeinsame Richtung mit klaren Zielen und täglichen Aktivitäten, um diese zu erreichen. Richtig umgesetzt, ebnen wir damit den Weg, um mit der gleichen Mannschaft und dem gleichen Produkt bessere Ergebnisse zu erzielen.
Anhand der Kennzahlen, die wir messen, kann ein Vertriebsmitarbeiter immer wissen, ob er auf dem richtigen Weg ist, die Ziele am Ende des Monats zu erreichen oder nicht.
Dadurch haben wir stets einen aktuellen Stand der Ergebnisse und können eingreifen, falls etwas nicht so läuft wie geplant. Dies hilft sowohl dem einzelnen Mitarbeiter als auch dem Vertriebsmanagement.
Zum Beispiel:
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter 10 Kunden pro Tag kontaktieren soll und nur 3 Kunden am Tag kontaktiert, dann fehlen am Ende des Tages 7 Interaktionen. Wenn das nur an einem Tag im Monat passiert, ist das kein großes Problem. Vielleicht würde es sogar niemandem auffallen.
Leider ist es im Vertrieb aber sehr leicht, dass diese Dinge aus dem Ruder laufen. In kaum einem anderen Job müssen wir so aktiv und mit Selbstmotivation an unsere Tätigkeit herangehen wie in diesem Fall. An manchen Tagen fühlt man sich aber doch ein bisschen müde. Man ist einfach nicht in der Stimmung, das Wetter ist schlecht. Die Woche hat gerade erst begonnen, und die Leute werden sich sicher um ihre eigenen Angelegenheiten kümmern wollen. Oder das Wochenende ist fast da. Die Leute haben sicher Besseres zu tun, warum sollten wir sie also überhaupt anrufen?
Es ist normal, dass solche Gedanken in den Köpfen der Mitarbeiter auftauchen. Und aus menschlicher Sicht ist es auch völlig verständlich. Wir alle machen es uns gerne leicht. Und wir sehen sicherlich sehr produktiv aus, wenn wir den ganzen Tag in diesem Bürogebäude sitzen, früh kommen und spät nach Hause gehen.
Das Problem ist, wenn 10 Kundenkontakte fällig sind und Sie an diesem Tag nur mit 3 Leuten ins Gespräch kommen, was bedeutet dies wohl für unsere Zielerreichung?
Es passiert ziemlich schnell, dass aus einem solchen Tag plötzlich viele solcher Tage werden. Und aus diesen Tagen entwickeln sich Wochen mit solchen Leistungen. Und aus den Wochen werden ganze Monate mit schlechten Leistungen.
Am Ende des Monats gibt es oft kreative Erklärungen dafür, warum die Zahlen nicht so aussehen, wie sie sollten: Die Kunden haben einfach nicht abgenommen, niemand hat sich gemeldet, Termine wurden zwar vereinbart, aber im letzten Moment abgesagt usw.
Die einzige Wahrheit dabei ist: Ihr Team hat seine Aufgaben vernachlässigt
Es liegt in Ihrer Verantwortung als Vertriebsleiter oder Unternehmer, die Systeme und Prozesse so einzurichten, dass jeder für seine Ergebnisse in produktiver Weise Verantwortung übernehmen kann. Die täglichen Aktivitäten innerhalb des Teams müssen dafür regelmäßig gemessen und kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass es nicht zu viele solcher Tage gibt, an denen die Performance unseres Teams abweicht. Mit den richtigen KPIs können wir uns ein klares Bild davon machen, wer von unserem Team auf dem richtigen Weg ist und wer nicht. Das baut Verantwortung innerhalb der Gruppe auf und fördert Disziplin.
Softwarelösungen wie CRM-Systeme können all diese Zahlen leicht sichtbar und für jeden leicht verständlich abbilden und damit auf die wichtigsten Aktivitäten hinweisen.
Vertriebsmitarbeiter als Investition
Im Gegensatz zu dem, was viele Geschäftsinhaber glauben, muss ein Vertriebsteam keine laufenden Kosten verursachen. Zumindest nicht, wenn Sie es richtig anstellen. Vielmehr können Vertriebsmitarbeiter die beste Investition sein, die ein Unternehmen tätigen kann.
Mit der richtigen Lohn- und Provisionsstruktur und dem richtigen Management kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Team zu einer wertvollen Investition werden, die jeden Monat Geld auf Ihr Bankkonto bringt. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn der Customer Lifetime Value Ihrer Kunden hoch ist oder wenn Sie hochpreisige Produkte verkaufen. Einfache Produkte können über Webshops verkauft werden, aber Industrieanlagen oder anderes komplexes Material müssen von Mensch zu Mensch verkauft werden.
Je höher die Gewinnspanne für Ihr Produkt ist, desto besser kann Ihr Vertriebsteam einen direkten ROI aus seiner Arbeit für Sie erzielen.
Zum Beispiel:
Nehmen wir an, ein Auftrag ist Ihnen durchschnittlich 80.000 € wert, sodass eine Gewinnspanne von 20.000 € übrig bleibt, und Sie haben ein Vertriebsteam von 5 Personen.
Diese 5 Mitarbeiter sollen 10 Kontakte pro Tag tätigen, um die Ziele zu erreichen.
Dies entspricht 50 Kontakten pro Woche und pro Handelsvertreter.
Das macht 200 Anrufe im ganzen Monat pro Vertreter und 1.000 Anrufe für Ihr gesamtes Team pro Monat.
Wenn wir von der sehr konservativen Annahme ausgehen, dass nur 1 von 100 Personen Ihr Produkt kauft (was übrigens ein sehr schlechtes Muster wäre), dann sollte Ihr Team von diesen 1000 Anrufen pro Monat mindestens 10 Bestellungen erhalten. 10 Bestellungen würden bedeuten, dass Ihr Verkaufsteam 800.000$ pro Monat in Ihr Unternehmen einbringt und 200.000$ Gewinn pro Monat macht. Ziehen Sie das monatliche Gehalt von 5k für jeden Vertriebsmitarbeiter ab und es bleiben immer noch 175.000$ an reinem Gewinn pro Monat übrig.
Nicht schlecht für den Anfang und für diese konservativen Zahlen.
800.000$ pro Monat würden 9,6 Millionen Umsatz pro Jahr an Einnahmen und 2,4 Millionen an Gewinn bedeuten, die allein durch die Neuakquise Ihres Verkaufsteams von 5 Personen erzielt werden.
Das ergibt bei konstanter und disziplinierter Tätigkeit des Teams einen Jahresumsatz von 1.920.000 $ pro Vertreter.
Letztendlich bedeutet dies auch, dass Ihr Unternehmen 480.000$ pro Vertreter an Gewinn aus dieser Aktivität erzielen wird! Das ist mehr als nur ein Ausgleich für das Gehalt, Ausstattung wie PC und Büro, Reisekosten und andere diverse Spesen für jeden Mitarbeiter und es bleibt immer noch eine Menge Gewinn in Ihrem Unternehmen!
Mit einem hochpreisigen Produkt welches genug Deckungsbeitrag erlaubt, und einem kleinen Team von nur 5 Vertriebsmitarbeitern, die diszipliniert und konzentriert an ihren täglichen Aufgaben arbeiten, ist eine Vertriebsmannschaft eine unglaubliche Geldmaschine die jeder Unternehmer nutzen kann. Ein leistungsfähiges Vertriebsteam kann daher eine der besten Investitionen sein, die ein Unternehmen tätigen kann.
Aber denken Sie daran: Es ist unsere Aufgabe als Manager, für einen fein abgestimmten Vertriebsprozess, eine Sales Pipeline und die Generierung von Leads zu sorgen, damit unsere Vertriebsmitarbeiter eine solche Leistung erbringen können.
Top-Performance Vs. Low-Performance im Vertrieb
Aber was würde mit Ihrem florierenden Unternehmen passieren, wenn nur 2 Ihrer 5 Vertriebsmitarbeiter in diesem Team beschließen würden, den Tag etwas ruhiger anzugehen, sich zu entspannen und ein bisschen herumzualbern und nur 3 statt 10 Kunden pro Tag zu kontaktieren? Der Unterschied in den Zahlen ist dabei wirklich schockierend.
Kleine, unbedeutende Details in Ihrem Vertriebsteam werden einen großen Unterschied machen.
Einer Studie des Sales and Marketing Magazine zufolge erreichen nur 16 % aller Vertriebsmitarbeiter zumindest 90% ihrer Umsatzziele. Die überwiegende Mehrheit der Vertriebsmitarbeiter erzielt also nicht die gewünschten Ergebnisse, sondern verfehlt deren Ziel. Dass in unserem Beispiel nur zwei von fünf Teammitgliedern unterdurchschnittlich abschneiden, hört sich zuerst nicht allzu schlimm an - schließlich haben Sie immer noch drei Vertreter, die mit voller Kraft und Disziplin an ihren Aufgaben arbeiten.
Um dies zu analysieren sehen wir uns die Zahlen der beiden schwächeren Mitarbeiter an:
3 Anrufe pro Tag bedeuten nur 15 Anrufe pro Woche (statt 50 pro Vertreter wie gefordert). Das ergibt für den gesamten Monat nur 60 Anrufe, statt 200.
Bleiben wir bei unserem bisherigen Verhältnis, bei dem einer von 100 kontaktierten Leads kauft, so stehen die Chancen auf einen einzigen Verkauf im Monat jetzt bei 60:40.
Das bedeutet, dass diese beiden Mitarbeiter im Durchschnitt nicht einmal einen Verkauf pro Monat erreichen werden.
Die Ergebnisse dieser Teammitglieder werden nun zu einer Lotterie, ob sie am Ende des Monats einen Auftrag haben oder nicht. Es ist damit auch Glückssache, ob diese beiden, deren durch Gehalt etc. entstandene Kosten decken können oder tatsächlich doch zu einem Kostenfaktor für das Unternehmen werden. Vorhersehbare Umsatzzahlen sind bei Vernachlässigung der Leistung nicht mehr möglich. Erschwerend kommt hinzu, dass die übrigen Teammitglieder, sobald klar wird, dass ein Verfehlen der täglichen und monatlichen Ziele toleriert wird, deren Leistung ebenfalls verringert werden könnte. Wenn man einen faulen Apfel in einen Korb mit frischen Äpfeln legt, werden auch die anderen anfangen zu faulen.
Die Umsatzerwartung dieser beiden Vertreter schrumpft auf nur 7,2 Aufträge pro Jahr, was einem Jahresumsatz von 576.000€ entspricht, statt 1.920.000€ für einen High Performer.
Die Einnahmen Ihres Teams schrumpfen auf 6.912.000€ für das Jahr (statt 9,6 Millionen!!).
Das Faulenzen dieser beiden Mitarbeiter kostet Sie daher satte 2.688.000 $ an entgangenen Einnahmen pro Jahr! Bitte halten Sie hier einen Moment inne, um diese Zahlen wirklich zu begreifen. Beachten Sie auch, dass diese Leute nichts besonders Schlimmes getan haben. Sie haben sich nur den Job etwas bequemer gemacht, als sie sollten. Ein paar Kundentermine weniger pro Tag, und dies jeden Tag. Diese Mitarbeiter sind vielleicht trotzdem nette Menschen und haben gute Absichten, aber ihre Leistung sinkt stärker als sie sollte. Die Folge: Ihr Unternehmen verliert Millionen!
Wie Sie sehen, können selbst geringfügige Abweichungen von Quoten und Zielen einen großen Unterschied in der Verkaufsleistung ausmachen. Nicht genügend Anrufe pro Tag zu tätigen, scheint ein kleiner Fehler zu sein, den man einmal machen kann. Schließlich haben wir alle schlechte Tage. Aber dieser eine Tag macht nichts aus. Am nächsten Tag passiert aber wieder das gleiche, nächste Woche und den nächsten Monat ebenfalls. Diese Tage machen Wochen aus. Die Wochen ergeben die Monate. Die Monate bilden ein Jahr.
Im Vertrieb sind die täglichen Kundenkontakte das Lebenselixier der Arbeit. In einem Unternehmen passiert nichts, bevor nicht vorher jemand etwas verkauft hat. Täglich mit neuen Menschen über ein Produkt zu sprechen ist die Kernaufgabe eines Vertriebsmitarbeiters. Wenn an einem Tag keine Anrufe getätigt werden oder keine anderen Interaktionen mit Kunden stattfinden, hat der Verkäufer an diesem Tag nicht gearbeitet - selbst wenn er 10 Stunden im Büro verbracht hat.
Es ist im Vertrieb sehr leicht, Beschäftigung mit Produktivität zu verwechseln.
Das Lesen von E-Mails, das Erledigen von Papierkram oder das Erstellen von Präsentationen ist kein produktiver Teil der Vertriebsarbeit, sondern kostet in erster Linie Zeit, ohne zusätzliche Umsätze zu bringen. All diese Dinge sollten für den Mitarbeiter bereits vorbereitet sein - hier sind wir als Manager wieder verantwortlich für einen effektiven Prozess. Ohne Gespräche und Termine mit Kunden ist der Tag für einen Vertriebsmitarbeiter völlig verloren. Wenn Sie nur eine einzige unproduktive Person in Ihrem Team dulden, wird sich dies sehr leicht auf die anderen Teammitglieder übertragen. Letztendlich kann Sie das Millionen an entgangenen Einnahmen kosten.
Deshalb ist es im Vertrieb notwendiger als in jedem anderen Bereich des Unternehmens, klare Verantwortung der Aktivitätsziele einzufordern, aber seinen Mitarbeitern hervorragendes Material zur Verfügung zu stellen und eine stetige Lead-Generierung zu gewährleisten. Disziplin und täglicher Einsatz sind für den Erfolg im Verkauf unerlässlich, unabhängig von Ihrem Produkt oder Ihrer Branche.
Ihre Umsatzzahlen werden es Ihnen danken - und auch Ihre Vertriebsmitarbeiter, wenn sie am Ende des Monats eine entsprechende Provisionszahlung erhalten.
Bessere Vertriebsleistung = Bessere Unternehmensleistung
Betrachten wir nun das Gegenteil: Was würde passieren, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter in demselben 5-köpfigen Team tatsächlich mehr leisten würden als erwartet?
Nehmen wir an, wir haben die gleiche Vorgabe, 10 Kontakte pro Tag zu tätigen. Aber in diesem Fall sind unsere Vertriebsmitarbeiter besonders engagiert und beschließen, 12 Kunden pro Tag zu kontaktieren. Nur zwei weitere Anrufe pro Tag entsprechen einem Arbeitsaufwand von vielleicht 20 Minuten. Ungeachtet des zusätzlichen Arbeitsaufwands, der damit verbunden ist, was würden diese zusätzlichen 2 Anrufe Ihres Teams von 5 Verkäufern am Ende des Monats ins Geschäft bringen?
Bei 20 Arbeitstagen im Monat und 12 Kontakten pro Tag würde jeder Vertriebsmitarbeiter 60 statt 50 Anrufe pro Tag tätigen.
Und 240 Anrufe pro Monat anstelle der geplanten 200.
Bei einem Team von 5 Mitarbeitern würde das zusätzliche 80 Anrufe des gesamten Vertriebs pro Monat bedeuten. Das sind 960 zusätzliche Anrufe pro Jahr. Mit dem schlechten Durchschnitt, dass nur einer von 100 kontaktierten Personen ein Kunde wird, würden Sie 9 zusätzliche Verkäufe pro Jahr machen, was 720.000€ pro Jahr zusätzlich bedeutet.
Nur zwei Anrufe mehr pro Tag von 2 Ihrer 5 Mitarbeiter können Ihrem Unternehmen 720.000€ an zusätzlichen Einnahmen bringen!
Wenn Sie nun auch noch die Chance haben, alle 5 Ihrer Vertreter auf dieses Leistungsniveau zu bringen, könnte dies Ihre Umsatzzahlen auf völlig neue Höhen katapultieren.
Wie Sie sehen, lässt Vertriebsperformance in beide Richtungen viel Spielraum. Wenn Sie bei Ihren Vertriebsaktivitäten auch nur eine kleine, tägliche Mehrleistung herausholen können, kann Ihr Unternehmen daraus enormen Profit schöpfen. Genauso wie eine nur geringfügige Minderleistung zu katastrophalen Ergebnissen führen kann.
Daher ist Ihre Aufgabe als Vertriebsleiter eine der wichtigsten, die es im Unternehmen gibt. Denn es gibt kaum eine andere Funktion, die sich so direkt auf den Gesamtumsatz auswirken kann.
Bei der Selektion Ihrer Vertriebsmitarbeiter müssen Sie deshalb nach Leuten suchen, die sich wirklich für den Job engagieren wollen und die verstehen, wie wichtig Ihre Rolle im Unternehmen ist. Der für die Mitarbeiter zu Grunde liegende Vertriebsprozess muss klar sein, zuverlässig funktionieren und für weitere Mitarbeiter skalierbar sein. Stetige und wiederholbare Lead-Generierung muss als Basis dafür in Ihrem Unternehmen oberste Priorität haben, damit Ihr Vertriebsteam mit vollem Einsatz arbeiten kann.
Ihre täglichen Aktivitäten und die Qualität Ihres Prozesses entscheiden darüber, wie viel Geld Sie am Ende des Monats auf dem Bankkonto wiederfinden werden.
Wie Sie aus diesen Zahlen ersehen können, können die dabei entstehenden Ergebnisse für Sie und Ihr Unternehmen enorm sein, wenn Sie aus jedem Mitglied Ihres Teams ein wenig mehr Leistung herausholen können.
Für diese außergewöhnliche Form der Ergebnisse braucht man übrigens keine "Superstars" an Mitarbeitern. Jeder von uns kann Disziplin entwickeln. Jeder kann lernen, mit Menschen zu kommunizieren. Jeder kann lernen, Kontakte zu knüpfen, Termine zu vereinbaren und Lösungen in Form von Produkten anzubieten.
Die einzige Stärke, die wir benötigen, sind Mitarbeiter die etwas verändern wollen und ein System, das ihnen erlaubt, realistische Ergebnisse zu erreichen.
Mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Umfeld kann Ihr Vertriebsteam daher zur wertvollsten Kapitalanlage Ihres Unternehmens werden.