KPIs für Ihren Vertrieb definieren und nutzen
Was sind KPIs?
Key Performance Indicators (KPIs) sind Zahlen, die Vorgänge in Ihrem Unternehmen oder in der Vertriebsleitung deutlich machen.
Es handelt sich dabei um strategisch gesetzte Kennzahlen, mit denen sich Aktivitäten im Unternehmen nachvollziehen lassen und sich nur anhand dieser Zahl ein Einblick auf die gesamte Leistung des jeweiligen Bereiches ergibt.
Richtig eingesetzt fokussieren KPIs dadurch die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter auf die wichtigsten Aufgaben und geben Ihnen sowie dem gesamten Team eine zeitnahe Möglichkeit eventuellen Probleme schon im Vorfeld zu begegnen, noch bevor diese dringend werden können.
Die besten KPIs sind daher nicht nur auf den aktuellen Stand der Leistung bezogen, sondern messen auch bis zu einem gewissen Bereich die Zukunft mit. Dadurch lässt sich bereits im Vorhinein erahnen, ob man auf dem Weg ist seine Ziele im Unternehmen zu erreichen, oder eben nicht.
Deshalb ist es für eine effektive Unternehmens- oder Vertriebsführung unerlässlich die KPIs innerhalb des Teams regelmäßig zu überwachen, weil einem diese Zahlen die Möglichkeit geben rechtzeitig auf mögliche Probleme oder Zielabweichungen zu reagieren.
Wenn wir beispielsweise das Ziel haben unsere Umsätze zu steigern, können uns eine Reihe von möglichen Messwerten als KPIS zur Verfügung stehen:
Die Anzahle an Telefonaten mit Kunden pro Tag
Der durchschnittliche Auftragswert pro Bestellung
Die Zahl der Stunden, die wöchentlich vom Team mit Neukundenakquise verbracht werden
Die Öffnungsrate von Email-Sendungen
Die Zahl der geführten Kundengespräche im Team
Die Zahl der Conversions im Onlinemarketing
etc.
Diese Zahlen und noch viele mehr stehen zur Verfügung als Messwert für unsere KPIs beim genannten Ziel. Es gilt also individuell für jede Situation und jedes Unternehmen separat auszuwählen, welches die richtigen Messwerte sind.
Die richtigen Zahlen sind dabei vereinfacht gesagt jene, welche uns mehr als alle anderen uns zu unserem Ziel führen und am besten geeignet sind um den Fortschritt auf diesem Weg zu messen.
KPIs können nicht nur genutzt werden um den aktuellen Stand von Arbeitsleistung und Fortschritten in einem Team zu messen, sondern auch als aktives Steuerungselement für ein Team dienen.
Werden verschiedene KPIs regelmäßig gemessen, können damit gezielte Experimente für Ihre Teamperformance eingeleitet werden.
Beispielsweise: “Wenn wir diese eine Nummer erhöhen, und die andere senken, erzielen wir dann bessere Ergebnisse?”
Daher können KPIs nicht nur dazu dienen die aktuelle Leistung zu messen, sondern bieten auch eine Basis um die zukünftige Leistung eines Teams zu verbessern und zur aktiven Steuerung und Leitung des Unternehmens.
KPIs richtig einsetzen
Die besten Kennzahlen sind jene, welche die wichtigsten Vorgänge in einem Bereich des Unternehmens, oder einem Verantwortungsbereich eines Teams abbilden.
Diese Zahlen messen Aktivitäten und leiten die Aufmerksamkeit des Teams auf die wichtigsten Aufgabenbereiche gezielt hin.
Gemäß dem Management-Grundatz “People re-spect what you in-spect” lässt alleine die klar und offen kommunizierte Tatasache, dass gewisse Aktivitäten mehr Aufmerksamkeit vom Management erhalten als andere, die Arbeit der Gruppe mehr auf diese Aktivitäten fokussieren.
Die Auswahl und Messung von KPIs innerhalb eines Teams kann somit den Fokus aller Beteiligten auf wenigere, bessere Aufgabengebiete lenken in denen zusätzliche Leistung die höchste Steigerung von Output bietet.
Idealerweise sind diese Zahlen entweder bereits automatisch ausgewertet im Team durch deren Aktivitäten, oder sie lassen sich einfach mit Hilfe von Software etc. messen.
Wichtig zu beachten ist, dass die Auswertung der Zahlen keinen zusätzlichen Aufwand erzeugen darf für die Angestellten.
Durch automatisches Auswerten der Kennzahlen entsteht eine Art Scorecard bei dem jeder einzelne im Team, aber auch das Management in Echtzeit stets einen aktuellen Stand darüber erhalten wie die derzeitige Lage bei Projekten ist, wie die Ziele erreicht werden, etc.
Die erfolgreichsten Teams nutzen dabei für jedes Teammitglied individuelle KPIs, angepasst an die jeweilige Rolle des Angestellten und sind in regelmäßigem Austausch über die Performance.
Diese Abstimmungen können in kurzen Meeting die nicht länger als 5 Minuten dauern gehalten werden und finden wöchentlich oder auch täglich statt.
Erfolgreich gesetzte KPIs sind intuitiv und einfach zu verstehen.
Beispiele dafür sind eine Prozentangabe über den Fortschritt der Zielerreichung, Webseitenbesucher pro Tag, Conversions auf unserem Onlineshop, etc.
Das leichte Verständnis hilft dabei, dass der KPI alleine einen direkten Einfluss auf das Verhalten von Teammitgliedern hat.
Kommunizieren Sie deshalb innerhalb des Teams auch klar, welche Auswirkung diese Zahlen auf den Gesamterfolg des Unternehmens haben werden. Durch die Einfachheit und das Gesamtverständnis für die einzelne Rolle innerhalb des Unternehmens verstehen die Teammitglieder auf einen Blick, wie eine Erhöhung oder Senkung der Zahl sich auf die Firma auswirkt.
Zu guter Letzt sollten KPIs versuchen die Auswirkungen von Leistung vorherzusagen und nicht im Nachhinein beurteilen.
Durch richtig gesetzte Messwerte sind jederzeit Vorhersagen möglich, wie man dieses Quartal, dieses Halbjahr, etc. abschneiden wird. Und dies noch zu einem Zeitpunkt, an dem man rechtzeitig gegensteuern kann - genau darin liegt die Stärke dieser Taktik.
Falsch gesetzte KPIs wären beispielsweise das Ergebnis eines Sportmatches zu analysieren, nachdem das Spiel bereits vorbei ist.
Auch dabei messen Sie wichtige Zahlen, allerdings können Sie diese an diesem Punkt nicht mehr beeinflussen.
KPIs für das eigene Unternehmen einsetzen
In der Praxis finden sich meist zwei häufige Fehler bei Unternehmen vor:
Entweder es werden zu viele KPIs gemessen und man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr, oder es werden überhaupt keine KPIs gemessen.
Wer sich als Unternehmer oder Vertriebsleiter dieses einfachen Werkzeuges nicht bedient, lässt leider viel Potenzial auf der Strecke für das eigene Team.
Denn diese Messwerte erzeugen einen Überblick über die aktuellen Leistung denen man rechtzeitig Feedback über Prozesse bekommt und die Performance nachhaltig optimieren kann.
KPIs zu verwenden muss dabei nicht kompliziert oder schwierig sein.
Im Gegenteil.
Es reicht eine einfache Frage zu stellen die einem dabei hilft, den richtigen Messwert zu finden und ihn zu definieren. Zum Beispiel:
“Was ist die eine Variable in unserem Unternehmen / unserer Abteilung / etc., die wenn wir sie verbessern würden die größte Auswirkung auf alle weiteren Prozesse und Ziele des Unternehmens haben kann?”
Für einen Gärtnereibetrieb könnte dies die Zahl der verkauften Pflanzen sein.
Für einen Abfüllbetrieb könnten es die Kosten von Rohmaterial oder Lagerkosten sein.
Für einen Reinigungsbetrieb könnte es die Zahl der abgeschlossenen Kunden pro Woche sein und die Zahl der Kunden, die eine Premium-Reinigung gebucht haben.
Im zweiten Beispiel gehen wir davon aus, dass die Premium-Linie auch wesentlich mehr Deckungsbeitrag in das Unternehmen bringt, weshalb es eine essentielle Rolle in der Profitabilität hat und damit als separates KPI gemessen werden sollte.
Beispielse für solche Premium Produkte sind in fast allen Branchen in Unternehmen zu finden.
Zu viele KPIs innerhalb eines Teams können auch kontraproduktiv werden.
Auch wenn es grundsätzlich Sinn machen würde, 15-20 verschiedene Variablen in Ihrem gesamten Vertriebsprozess zu messen, geht dabei viel der Effektivität verloren.
Je mehr Zahlen Sie messen, desto wahrscheinlich wird es, dass einige dieser Zahlen weniger wichtig sind als die anderen.
Zu viele Zahlen verwässern die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten KPIs und die Effektivität sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren geht verloren.
Wenn Sie 27 “wichtigste” Aufgaben zu erledigen haben - wo fangen Sie an?
Zu viele wichtige Aufgaben bedeuten gleichzeitig auch, dass keine davon wirklich wichtig ist.
Legen Sie daher die KPIs auf ein oder zwei sehr starke Prozesse oder Aufgabenbereiche, die tatsächlich die meisten anderen Aufgaben oder das Gesamtziel des Unternehmens am stärksten unterstützen.
Sehen sie dieses Werkzeug und die Umsetzung davon als Lernprozess und erlauben Sie auch Fehler zu machen dabei.
Nicht immer werden Sie sofort die perfekte Kennzahl identifizieren können, nicht immer ist klar wie genau das Endergebnis aussehen soll.
Versuchen Sie daher auch immer wieder zu überprüfen, ob Sie mit Ihren Messwerten richtig unterwegs sind um die Ziele und den Weg dahin optimal zu dokumentieren.
Ihre gesetzten KPIs sollten daher auf keinen Fall etwas statisches sein, sondern ein aktives, lebendiges Instrument welches Ihnen hilft die Ziele besser zu erreichen.
Daher ist es durchaus üblich, KPIs zu verändern oder zu ersetzen wenn man merkt, dass die Ergebnisse vielleicht doch mehr von anderen Faktoren abhängen können als gedacht.
Testen Sie und messen Sie die Ergebnisse, und adjustieren Sie Ihre KPIs je nach Bedarf - bis Sie schließlich ihren optimierten Prozess erreichen.
KPIs in die Zielplanung integrieren
Definieren Sie zu Beginn jedes Quartals die Ziele, die Sie im Unternehmen oder der Abteilung erreichen wollen.
Falls Sie dies noch nicht routinemäßig getan haben, wird Ihnen dies alleine auch ohne KPIs bereits zu viel Klarheit und Struktur innerhalb der Mannschaft verhelfen.
Wählen Sie für jedes dieser Ziele einen klaren KPI aus, der als bester Messwert für die Erreichung dieses Ziels herangezogen werden kann.
Wenn Sie beispielsweise Ihren Umsatz steigern wollen, kann dies die Zahl der generierten Leads, die geführten Kundengespräche oder ähnliches sein.
Möchten Sie Ihre Produktionskosten senken kann es die Anzahl an erzeugten Überstunden bei den Angestellten oder die Gesamtstundenzahl des Produktionszyklus in Ihrem Betrieb sein.
Wichtig ist dabei wie immer einen Wert auszuwählen, der einem regelmäßiges Feedback liefert zum aktuellen Fortschritt in dem wichtigsten Bereich für dieses Quartal.
KPIs als Hilfestellung für Ihr Team
Nicht nur das Management kann und darf mit Kennzahlen arbeiten.
Tatsächlich können sie fast jegliche Aktivität in Ihrem Unternehmen irgendwie in einem Zahlenformat ausdrücken.
Die Zahl der gesendeten E-Mails pro Tag, die Zahl der fertigen Produkte, die Zahl der fertigen Entwürfe, die Zahl der Werkstücke, die Zahl der Telefonate, die Zahl der täglichen Kundengespräche, etc.
Helfen Sie Ihren Mitarbeitern dabei, sich selbst bei deren Tätigkeit mindestens einen oder maximal 2 KPIs selbst zu definieren, mit Hilfe derer sich die Arbeitsleistung am ehesten messen und wenn notwendig verbessern lässt.
Im Kundenservicebereich könnten sich die Angestellten auf die Bearbeitungszeit pro Kunde fokussieren.
Das Vertriebsteam könnte die Frequenz and Neukundenterminen pro Woche messen.
Die Produktion könnte die Bearbeitungszeit pro Arbeitsschritt messen, usw.
Stehen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Auswahl helfend zur Seite und beiten Sie Ihren Rat an, anstatt diese Anweisung von oben herab zu geben.
Die KPIs sollen nicht als Kontrolle dienen oder zusätzlichen Druck erzeugen, sondern ein aktives Werkzeug zur Selbstkontrolle welches die Aktivitäten des Tages an den wichtigsten Aufgaben orientiert.
Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Zusammenarbeit, sondern helfen Ihren Angestellten auch gleichzeitig dabei mehr Verantwortung im beruflichen Alltag für deren Tätigkeiten zu übernehmen und betriebswirtschaftlicher zu denken.
Die Ergebnisse des Teams auf einen Blick
Wie behalten Sie bei dieser Vielzahl an verschiedenen Messwerten schlussendlich noch den Überblick?
Am einfachsten wird dies gelöst in dem Sie auf einem visuellen Weg versuchen die KPIs des Teams oder Unternehmens darzustellen.
Dies lässt sich heutzutage dank einer schier endlosen Auswahl an Softwarelösungen relativ einfach und kostengünstig umsetzen.
Egal ob Sie die Messwerte in Tortendiagrammen, Ampel-Format, einem Thermometer oder in Form von Anzeigen wie auf einem Tacho abbilden - wichtig dabei ist, dass jeder im Unternehmen auf einen Blick verstehen kann wo sich die Abteilung und auch das gesamte Unternehmen aktuell auf dem gesetzten Kurs befindet.
Diese Form eines visuellen “Cockpits” können Sie auch anpassen für die jeweiligen Abteilungen und mit verschiedenen farbigen Anzeigen versehen für klare Abgrenzungen zwischen den einzelnen Aufgaben und Zuständigkeitsbereichen.
Das gewählte Format ist dabei Ihnen und Ihrer Kreativität überlassen. Wichtigt ist lediglich, dass es übersichtlich bleibt und jeder der damit arbeitet auf einen Blick sehen kann wie sich die Zielerreichung entwickelt.